Apprendre du Covid-19 : Quel plan de relance pour les managers de proximité ?
Le 11 juin 2020

1 mois après la mise en place par Isokan du dispositif de formation référent covid, les managers reviennent sur leurs apprentissages et partagent leurs conseils pour construire un plan de relance avec les équipes sur le terrain.  

Le plan de relance nécessite une stratégie, du dialogue et de l’intelligence émotionnelle

Le plan de continuité a été une pierre importante dans l’édifice de la reprise mais ne peut plus être le seul élément de la feuille de route. En effet, ce printemps sans précédent se transforme en un été incertain et paradoxal. Les référents covid ainsi que les managers ont pris les mesures indispensables pour rouvrir les services, car ils étaient sûrs de le faire avec sens, confiance et déterminisme. Aujourd’hui, les managers doivent avec le collectif, trouver la bonne voie à suivre. L’organisation du travail, le plaisir au travail, la santé au travail, 3 leviers qui vont permettre au manager de renforcer son leadership et de fédérer son équipe pour atteindre les objectifs. Les managers ont de nombreuses décisions à prendre au cours des prochaines semaines et des prochains mois. Le plan de relance est spécifique à chaque secteur et entreprise mais tous peuvent désormais tirer profit du lean et d’une approche émotionnellement intelligente de la relance. Voici quelques conseils et idées à garder à l’esprit :

Résoudre les problèmes covid comme les problèmes récurrents.

En profiter pour traiter les causes racines

Profitez de cette période pour remédier aux lacunes existantes. Les référents covid sont formés à la résolution de problèmes. Ils traitent non seulement des problèmes liés à la mise en oeuvre du protocole Covid et soulèvent aussi des problèmes récurrents de production, de relation client. Il est facile de s’attarder sur les problèmes covid et de ne pas regarder en face les véritables dysfonctionnements. Profitez de cette période pour établir un diagnostic critique de vos systèmes de production, de qualité, de management. En fonction de la criticité des problèmes, intégrez les dans une démarche d’amélioration et dans votre plan de relance. En toute humilité, le manager efficace va en priorité, construire de nouvelles relations humaines avec son équipe et ses clients.

    Un manager avec son équipe à rédigé une liste de “pour et de contre” concernant son service. Il a demandé à son équipe de faire de même et a ensuite distribué une enquête en ligne pour obtenir les commentaires des clients sur la prise en compte du protocole Covid et plus généralement sur ce qu’il fallait améliorer. Non seulement il a récupéré de bonnes suggestions et de nouvelles idées d’amélioration mais il a également fait part à ses clients de son engagement et contribue ainsi à leur fidélité.

Assurez-vous que tout le monde soit toujours sur la même longueur d’onde.

 

Les référents covid qui ont fait preuve de bienveillance et d’empathie avec les collaborateurs au début de la reprise d’activité ont obtenu de bons résultats dans le respect du protocole et des gestes barrières – c’était la bonne chose à faire – A l’inverse, ceux qui ont considéré le protocole Covid comme un règlement sanitaire à appliquer ont connu eux, plus de difficultés dans l’application et dans la durée.
Maintenant, c’est aux managers de prendre le relais. C’est une bonne idée d’être transparent sur les attentes de retour à la normale. Reconnaissez que les choses ont peut-être changé de façon permanente pour certains. Soyez ouverts et honnêtes pour construire votre plan de relance, en reconnaissant que les collaborateurs doivent eux aussi faire des choix. Prenez en compte ce que vous avez vécu et découvert. En tant que manager, le travail à distance contraint, le confinement, ont demandé de développer de l’empathie, de la confiance envers les collaborateurs inquiets, soucieux de garder une relation avec l’entreprise, les collègues. Intégrez et améliorez donc maintenant ces nouvelles formes “d’être ensemble” créées lors de la pandémie pour développer la performance. A l’inverse, les managers qui préféreront refermer la parenthèse et recommencer comme avant sans un plan de relance construit, s’exposent à une baisse de l’engagement et à un dialogue social tendu sur fond de revendications légitimes.

 

      Un manager et son référent covid ont retravaillé les règles de vie avec l’équipe. Ils ont intégré le télétravail comme une nouvelle pratique professionnelle régulière. Ils ont également décidé de continuer à faire confiance, à responsabiliser chacun dans son autonomie et ses missions. Après 1 mois de reprise d’activité,  la gestion de projet est plus réactive, la gestion des ressources plus simple. L’équipe est très satisfaite des progrès et des évolutions. Les collaborateurs reconnaissent tous un nouveau mode de management,  un style relationnel différent – plus d’empathie dans la relation, une agilité et une créativité importante dans les projets.

 

Plan de relance : Soyez attentifs aux nouvelles opportunités

 

L’incertitude est par nature inquiétante, mais gardez à l’esprit que de réelles opportunités peuvent se présenter dans une période comme celle-ci, et soyez prêt à agir si cela se produit. Par exemple, certains managers tournés vers l’avenir ont même étendu leurs activités pendant la reprise d’activité, en profitant d’opportunités qui ne se seraient peut-être pas présentées autrement.

 

        C’est le cas du manager d’un département IT qui en voyant le référent covid utiliser sur son smartphone l’application “référent covid” que nous avons développé, décide de nous contacter pour développer de nouveaux usages. Cette application permet de manager au quotidien les directives covid et aussi de soutenir le management de la qualité, la conduite des projets de transformation digitale auprès des équipes.

 

Soyez réaliste et gardez une attitude positive

 

Il est difficile de rester positif quand il se passe tant de choses comme en ce moment ; mais si le contrôle de la situation macroéconomique est limité, le manager est responsable à 100% de la façon dont il réagit et du plan de relance avec son équipe. Les défis sont réels et il existe des moyens de tirer le meilleur parti de la crise du covid-19.

 

          Le comité de direction d’une entreprise d’installation électrique de Haute Tension qui ferme pendant 8 semaines, décide d’accélérer sur le développement des compétences de ses managers de proximité. Ils s’équipent en matériels informatiques et logiciels comme Microsoft Teams  et démarrent des formations internes et externes grâce au dispositif FNE. Les managers ont suivi 80 heures de formation professionnelle continue, ce qui a renforcé l’entreprise pendant la période d’arrêt et permis de construire un plan de relance ambitieux.

          Le plan de relance s’intègre dans une stratégie moyen terme

          Pendant une crise, il faut se mettre en mode de triage permanent et se concentrer sur la lutte des incendies au fur et à mesure qu’ils se déclarent. C’était sans aucun doute la nécessité. Désormais, essayez de ne pas vous focaliser uniquement sur des problèmes à court terme au point d’oublier dans votre plan de relance de consacrer du temps à l’élaboration d’un plan à moyen terme basé sur le potentiel de croissance et le bien-être de vos collaborateurs. Pensez marathon.Concentrez-vous sur ce dont les autres ont besoin. Se concentrer sur ses propres besoins de manager et sur les tâches à accomplir peut être une impulsion naturelle en période de stress, mais il vaut mieux faire preuve d’empathie et se concentrer d’abord sur les autres. Il est temps de parler à vos clients et de comprendre leurs besoins et ce qu’ils vivent.  

           

            Les référents covid-19 d’une enseigne de prêt à porter ont profité des moments d’accueil et d’information à la clientèle pour mener une enquête qualitative sur leur ressenti et leurs attentes. Les résultats ont fait ressortir des tendances de consommation, de collection et de nouvelles formes de relation client que l’enseigne à souhaité intégrer dans son plan stratégique pour se différencier et lancer son activité estivale différemment.

           

          Dans votre plan de relance : Soyez attentif à la culture de l’entreprise.

           

          La période de déconfinement de la crise du covid-19 est un bon moment pour faire preuve d’intentionnalité et de volontarisme dans la culture de l’entreprise. L’environnement réglementaire actuel est restrictif, paradoxal, évolutif … trouver des solutions de contournement pour progresser vers les objectifs et faire preuve de souplesse sont essentiels. Si l’agilité est un mot “valise” qu’on retrouve dans les valeurs de nombreuses entreprises, celles qui réussissent à faire vivre cette valeur en cette période marquent des points.  

           

            Des responsables de centre de formation ont envoyé deux fois des courriels de “bienvenue” aux clients parce que les directives de réouverture ont été modifiées à plusieurs reprises. C’était désespérant, mais plutôt que de rester frustré, ils ont gardé un ton léger, plaisantant sur le fait que “jamais deux sans trois”, montrant aux clients leur culture d’entreprise et recevant en retour des messages de soutien et de fidélité.

           

          Prenez soin de vous.

          Il est difficile de manager en temps de crise. Parlez des défis à relever avec vos mentors, votre famille et vos collègues. Demandez de l’aide quand vous en avez besoin. Il est important de montrer de l’empathie dans un moment comme celui-ci, mais restez également ouvert à celle des autres. Vous en avez besoin. Nous vivons des moments “sans précédent”. Il est vrai que les managers n’ont jamais fait face à une expérience comme celle-ci auparavant. L’incertitude est difficile, tant pour les employés que pour les managers. Le niveau de stress est naturellement élevé, car tout le monde est confronté à des défis tant dans leur vie professionnelle que personnelle.

           

Votre plan de relance : simple, collectif et surtout agile

Mettre en place une stratégie agile et solide est nécessaire. Mais il faut savoir rester émotionnellement intelligent et empathique. Le management des managers, transversal ou hiérarchique, est tout aussi important pour conduire le changement organisationnel et opérationnel. Les ressources humaines véritable capital de l’entreprise doivent être préservées et protégées. Les managers qui associent une planification proactive à une action de sensibilisation sincère et transparente seront les mieux placés pour réussir les prochains mois d’activité.

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