Observer le manager, écouter les bons tuyaux des collègues, se gaver de vidéos… En pleine prise de fonction, Julien apprend sur le tas. Ici, pas de véritable cadre, aucune structuration ou méthodologie définie. Pourtant, sans formation adaptée, il risque de perdre confiance, de se démotiver, ou pire, de commettre une erreur fatale pour l’entreprise.

Les services Learning & Development ne sont pas toujours plus verts ailleurs. Chaque entreprise possède son propre système de formation au poste de travail. Et 80% des savoir-faire professionnels seraient acquis de manière informelle.

Aujourd’hui, la combinaison des apprentissages formels et informels au poste de travail bouleverse la capacité des collaborateurs à transmettre leurs connaissances et à former leurs collègues. Une seule solution : structurer et améliorer la formation au poste de travail.

| Pourquoi améliorer la formation au poste de travail ?

Structurer son système de formation au poste de travail, c’est s’offrir de nombreuses opportunités. Un enjeu crucial qui doit éveiller la conscience des Directeurs des Ressources Humaines, Responsable Learning & Development et Directeur de production.

| Structurer la formation au poste de travail : une source de gain inexploitée

| Gagner du temps

Un collaborateur passe 3 fois plus de temps à apprendre de façon informelle que lorsque la formation est structurée. D’après l’auteur JD Dillon, il perdrait en moyenne 2,5 heures par jour à chercher de l’information. Imaginez ce que cela représente pour une entreprise de grande envergure. De plus, lorsque l’employé quitte la société, il emporte avec lui toutes ses connaissances. Il faudra alors dépenser beaucoup de temps et d’argent pour le remplacer et retrouver le même niveau d’expertise. En améliorant votre système de formation au poste de travail, vous optimisez vos coûts et votre efficacité. Au final, les collaborateurs sont plus rapidement compétents et peuvent se consacrer davantage aux tâches de productivité.

| Réduire les coûts cachés

Dans les entreprises, environ un tiers de la masse salariale serait dépensé dans les apprentissages informels. Souvent, l’inadéquation entre la formation et les emplois, actuels et prévisionnels, engendre un surtemps de réalisation des activités, une sous-productivité et une perte d’opportunités commerciales. Ces coûts cachés ne sont pas pris en compte par la comptabilité et représentent un manque à gagner. Une fois détectés et corrigés, ils constituent un véritable levier de performance.

| Atteindre les objectifs de formation

Toute formation répond à un besoin et à des objectifs prédéfinis. Mais dans un cadre d’apprentissage informel, ces objectifs passent souvent à la trappe. Sans aucune structure les employés atteignent rarement les niveaux de compétences souhaités. Améliorer son système de formation est donc la meilleure solution pour atteindre et piloter avec efficacité ses objectifs de formation.

| Capitaliser sur les compétences utiles

Structurer le système de formation permet de combler le fossé entre ce qui à été appris et ce qui est réellement utilisé sur le poste de travail. Pas de temps à perdre avec les informations futiles. Toutes les connaissances assimilées sont immédiatement exploitables et exploitées.

| Pérenniser la gestion de connaissances

Difficile de transmettre ses compétences avec efficacité lorsque l’on a soi-même été formé sur le tas. En structurant la formation au poste de travail, vous construisez un système de gestion des connaissances et des savoirs-faire sur le long terme. Documentation des gestes techniques, sauvegarde des idées prometteuses, création d’une base de connaissances… La transmission des compétences est entièrement organisée et peut être mise en place partout, à tout moment. Cerise sur le gâteau : elle sera toujours d’actualité et prête à déployer dans plusieurs années

| Limiter l’erreur humaine

75% des productions de non qualité sont la conséquence d’erreurs humaines. En améliorant la formation au poste de travail, les entreprises limitent considérablement le risque d’erreurs et réduisent le nombre de casses des machines. Les collaborateurs sont mieux préparés et peuvent anticiper les dysfonctionnements générant de la non qualité.

| Faciliter l’acquisition de compétences complexes

Bien souvent, les collaborateurs se voient confier des missions diverses et variées. Il ne s’agit plus de maîtriser une seule tâche ou un groupe de tâches mais d’être compétent sur plusieurs champs d’actions. Lorsque la mission touche à la sécurité ou à l’organisation de l’entreprise, l’enjeu de performance est d’autant plus important. En formation, pas de place à l’improvisation. Imposer un cadre est devenu nécessaire pour faciliter l’acquisition et la maîtrise de compétences complexes.

| Favoriser la motivation des collaborateurs

Un salarié mal formé est un salarié inquiet. Il doute, remet en cause ses compétences et perd progressivement confiance en lui. En cas d’erreur, on lui reprochera d’avoir pourtant bien été formé… Il n’osera surtout pas contester. Le lien créé avec l’entreprise et ses collègues se fragilisera jusqu’à se briser. Conséquences : un départ et un nouveau recrutement à gérer. Structurer la formation au poste de travail est le meilleur moyen de réduire le turnover. C’est la garantie de voir ses salariés plus motivés, plus épanouis, et donc plus efficaces.

| Comment améliorer son système de formation au poste de travail ?

En entendant les mots « formation au poste de travail », les collaborateurs ont tendance à perdre le sourire. Ce terme est souvent associé à un apprentissage directif, de contrôle qui pourrait être une source potentielle de sanction. A l’image des systèmes de production, la formation au poste de travail doit faire sa révolution.

Fini les formats à l’ancienne. Les entreprises industrielles se tournent aujourd’hui vers des systèmes d’apprentissage modernes pour faciliter l’engagement et la motivation des nouveaux arrivants.

| La formation au poste de travail en pleine révolution

| Changer le rapport au savoir avec l’apprentissage par les pairs

| Rester assis de longues heures sur les bancs de l’écoles, écouter attentivement le professeur… La formation au poste de travail nous ramène souvent à nos souvenirs d’écoliers. Lorsqu’elle s’appuie sur un standard de travail ou suit un mode opératoire prescrit et rédigé par le bureau des méthodes, l’apprenant se place naturellement dans une posture de spectateur. Il est temps de revoir ce système de formation, en reconsidérant le rapport au savoir et aux gestes métiers.

L’apprentissage par les pairs rompt avec les approches pédagogiques traditionnelles. Dispensé par les collaborateurs eux-mêmes, il place le partage, la collaboration et l’entraide au centre du processus. Plus d’assurance dans la maîtrise des gestes, plus de confiance en la capacité à transmettre : un lien se crée entre l’apprenant et le formateur légitime qui grandissent ensemble.

| Développer les expériences d’apprentissage avec le mentorat

Les organisations rivalisent d’imagination pour trouver les moyens d’attirer, de développer et de retenir les jeunes talents. Bon nombre d’entre elles se tournent vers le traditionnel mentorat. Et pour cause, le rapport prévisionnel de DDI sur le leadership mondial a démontré que cette forme d’apprentissage pouvait réduire le turn over et engendrer de nouveaux leaders performants. Les employés ayant bénéficié d’un mentor seraient aussi plus impliqués et susceptibles de poursuivre leur carrière dans la société sur le long terme.

Les entreprises qui souhaitent mettre en place le mentorat doivent toutefois s’assurer de lancer le programme avec un objectif clair et des règles explicites, connues et respectées du mentoré et son mentor.

| Favoriser la création de situations de travail apprenantes

Les apprenants souhaitent obtenir des réponses concrètes à leurs problématiques de travail. Ils ont parfois l’impression d’être placés dans des situations qu’ils ne rencontreront jamais dans la vraie vie. Et le sentiment qu’ils devront se débrouiller le jour J.

La formation en situation réelle répond aux préoccupations des collaborateurs en exercant leur capacité à appréhender le potentiel de la situation. Elle se concentre sur ce qui est utile et disponible pour les configurations d’actions à mettre en œuvre. Et permet de prendre en compte toute la richesse et la difficulté des points clés de la tâche à maîtriser.

| Utiliser les leviers du digital

Les nouveaux outils digitaux sont idéals pour se former autrement. Social learning, rencontres virtuelles avec les experts du métier ou de la tâche, afest 2.0… Le numérique se met au service de la formation pour plus d’efficacité et pour le plus grand plaisir des collaborateurs et des formateurs.

Sur le devant de la scène, les modes d’apprentissage comme le TWI placent l’apprenant et le formateur expert au cœur du processus d’apprentissage et du système de production. Le MOOC (modalité qui donne accès à des vidéos, des documents téléchargeables, des quizz…) ou encore le Mobile Learning (formation interactive basée sur des capsules de formation courtes), redonnent aux salariés le goût de se former et d’apprendre un savoir-faire technique.

L’ Ecosystème digital pour former au poste de travail

La solution Bottom up qui engage les équipes,
facilite la transformation digitale des pratiques en production